تعریف یا انتخاب موضوع نمایشگاه

 

انتخاب یا تعریف عنوان نمایشگاه با استفاده از سه روش بسیار ساده امکـان پـذیر خواهـدبود.

  1. ۱٫ در راستای برگزاری نمایشگاه در داخل کشـور راحـت تـرین راه ، انتخـاب یکـی ازنمایشگاههایی است که تاکنون در دیگر نقاط کشور برگـزار گردیـده. و یـا اتخـاذبخشی از یک نمایشگاه موجود و توسعه آن به یک رویداد مستقل اسـت بـه ایـنمفهوم که از درون یک نمایشگاه بزرگ تخصصـی یکـی از گـروه هـای کـالایی راانتخـاب کـرده و آن را دسـت مایـه موضـوع نمایشـگاه قـرار دهـیم. بـه منظـور دست یافتن به ایـن مهـم ابتـدا لازم اسـت برخـی اطلاعـات اولیـه جمـع آوری و دسته بندی و بررسی گردد :

سابقه برگزاری نمایشگاه در داخل و خارج از کشور.

تعداد دوره و سالهای برگزاری نمایشگاه.

شناسایی شهرها و کشورهایی که نمایشگاه مورد نظر در آن برگزار شده است.

شناسایی برگزارکننده نمایشگاه بلحاظ دولتی یا خصوصی بودن و . . .

تعداد مشارکت کنندگان در نمایشگاه.

تعداد بازدید کنندگان از نمایشگاه.

شرکت‌های غرفه سازی

امکانات و شرایط محل برگزاری نمایشگاه.

تسهیلاتی که برگزارکنندگان قبلی ارائه نموده اند.

قیمت نمایشگاه‌های قبلی.

روشهای اطلاع رسانی به مخاطبین

شناسایی سازمانها و نهادهای دولتی و خصوصی که در برگزاری نمایشگاه موثر بوده اند.

اطلاعات فوق در صورتی که قصد برگزاری یک نمایشگاه تکراری را داشته باشیم می‌تواند موثر باشد لیکن چنانچه قصد انتخاب موضوعی از درون یک نمایشگاه بزرگ تخصصی مد نظـرباشد علاوه بر رعایت برخی از آنها رعایت نکات ذیل (بند ۲) نیز ضروری است.

راه دیگر مذاکره با انجمن‌ها و سندیکاهای داخل و خـارج از کشـور جهـت جلـبموافقت آنان در برپایی نمایشگاهی مرتبط با فعالیت اعضای انجمن و سندیکا است. انتخاب روش دوم به این مفهوم است که همانند انتخـاب موضـوع از درون یـک نمایشـگاه بـزرگ، قصد برگزاری نمایشگاهی را دارید کـه تـاکنون برگـزار نگردیـده اسـت. چنـین تصـمیمیهمانطور که ممکن است بعلت عدم سابقه برگزاری نمایشگاه سـود خـوبی را عایـد برگـزارکننده نمایید، ممکن است بعلت عدم شناخت کافی از کشش بازار با خطر شکست و ضـررو زیان مواجه باشد. فلذا لازم است با بررسی مناسب شرایط بازار، تصمیم درسـت را اتخـاذنمود. در همین راستا باید بدانیم:

  1. علی رغم اینکه سابقه برگزاری آن در سطح ملی نبـوده اسـت، آیـا در سـطحبین الملل سابقه برگزاری داشته است؟
  2. تعداد فعالان مرتبط بـا موضـوع نمایشـگاه چـه میـزان اسـت. (تهیـه بانـکاطلاعاتی از منابع مختلف)
  3. سطح درآمد و بنیه مالی فعالان مرتبط با موضوع نمایشگاه چه میزان است.
  4. مشارکت کنندگان تمایل به حضور در نمایشگاههای همراه با فروش را دارنـدیا حضور در نمایشگاههای غیر فروش.
  5. میزان تقاضای بازار برای مصرف کالاهایی که در نمایشگاه عرضه خواهد شد.
  6. پراکنــدگی محلهــای فعالیــ ت و تجمیــع گروههــای هــدف (غرفــه داران و بازدید کنندگان)
  7. غرفه سازی و نورپردازی محیط
  8. گروه کالایی مورد نظر دارای تشکیلات صنفی یا حرفه ای مستقل اسـت و یـاشاخه ای از آن است.
  9. سندیکا، اتحادیه و یا اتاق‌های بازرگانی و تعاون تمایلی بـه برگـزاری چنـیننمایشگاهی دارند؟
  10. فضا و مکان ویژه ای برای برگزاری آن نیاز است؟
  1. و راه دشوارتر تعریف یک موضـوع نمایشـگاهی بـر اسـاس تحقیقـات بـازار اسـت. در صورت انتخاب راه سوم این تحقیق باید بر اساس بررسی هـای منطقـه ای، ملـی و بـین المللـیانجام پذیرفته باشد. محققان بازار باید نیازها و خواسـته هـای غرفـه داران و بازدیدکننـدگان رابشناسند و درباره آخرین دستĤوردهای صنعت مورد نظر آگاهی داشته باشند تا ایـن توسـعه وپیشرفت‌ها را در مفهوم نمایشگاه تلفیق کنند. و در رسیدن بـه اهـداف مـورد نظرشـان نکـاتاشاره شده در بند‌های ۱ و ۲ را بکار بندند.

در بررسی‌های بالا به سطوح بین المللی نیز اشاره شده است. چنانچـه قصـد برگـزارینمایشگاه بین المللی را داشته باشیم. باید با بررسی    های بیشتر از میزان حضـور غرفـه داران خارجی اطلاع کسب کنیم. چرا که حسب نظر و اعلام  ufi، نمایشگاهی بین المللـی تلقـیمی گردد که حداقل ۲۰% فضای تحت پوشش نمایشگاه توسط مشارکت کنندگان خارجی اشغال شده باشد، فلذا چنانچه اطلاعات کـاملی از چگـونگی وضـعیت اسـتقبال شـرکتهایخارجی در دست نباشد،      تصمیم به برگزاری یک نمایشگاه بین المللی ریسک زیـادی  را  بـه همراه خواهد داشت، در اینگونه موارد توصیه میشود بـرای سـال اول نمایشـگاه در سـطحملی برگزار گردد و همزمان با آن با تبلیغات وسیع به طرق مختلف و اطلاع رسانی مناسـببه شرکتهای خارجی، زمینه را برای دوره بعدی برگزاری مهیا سازیم.

فرایند برگزاری نمایشگاه

 

برگزاری هر نمایشگاهی مستلزم رعایت سه مقطع اجرایی اسـت یـا بـه عبـارتی بـه سـهمرحله قبل از برگزاری، در ایام برگزاری و بعد از برگـزاری تقسـیم مـی شـود . برگزارکننـدگاننمایشگاه قطعاً از اهمیت پروژه ای که در دست اجرا دارند مطلعند. عدم رعایت اصول علمـی وتجربی برگزاری نمایشگاه نه تنها موجب از بین رفتن اعتبار شرکت برگـزار کننـده مـی گـرددبلکه موجب به هدر رفتن سرمایه‌های عظیمی که از سوی مشارکت کنندگان صرف گردیده نیز خواهد شد. و چنانچه نمایشگاه در سطح بین الملل اجرا شـده باشـد موجـب خدشـه دار شـدناعتبار صنعت نمایشگاهی کشور می‌گردد. بنابراین توصیه می‌شود از افراد مجـرب و متخصـصدر تیم اجرایی نمایشگاه استفاده گردد.

 

الف –  اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه

 

داشتن یک برنامه ریزی مناسب و منسجم لازمه آغاز پـروژه حسـاس و ظریـف برگـزاری نمایشگاه می‌باشد. برنامه جامع و دقیق از زمانی که ایده اجرای یک نمایشگاه به ذهـن خطـورمی کند باید تدوین شده باشد. تا پس از روشن شدن اهداف نمایشگاه و انتخاب موضـوع قابـلاجرا، بدون وقفه و بر اساس برنامه تنظیمی، فراینـد اجـرای نمایشـگاه کـه دارای اهمیتـی نـهچندان کمتر از تصمیم گیری‌های اولیه است آغاز گردد.

به منظور دقت و سهولت در انجام امور لازم است چـک لیسـت دقیقـی از کلیـه مراحـلاجرای کار با رعایت تقدم و تأخر فعالیتها و زمان بندی اجرای کار تهیه گردد. و       اقـدام تکمیـلکننده و مناسبتر تهیه برگه کار(worksheet) برای هر یک از مامورتیهای تعریف شـده بـرایافراد تیم اجرایی و یا واحدهای مسئول است. با این روش ضمن کنترل و نظارت دقیق مسئول پروژه بر نحوه عملکرد هر یک از واحدها و جلوگیری از انحرافات احتمـالی ، سـابقه مـدونی بـاتوضیحات جامع و کافی از مشکلات و چگونگی برطرف شدن آن و . . . ، بـه منظـور حفـظ درسوابق و بهره برداری در پروژهای آتی حاصل شده است.

مدت زمان مناسب برای اجرای فرایند‌های برگزاری یک نمایشگاه موفق حداقل ۸ ماه در نظر گرفته می‌شود فلذا با این پیش فرض پس از طی مراحل اولیـه و انتخـاب نمایشـگاه، ابتـدانسبت به انتخاب و تشکیل تیم اجرایی نمایشگاه و یا تعیین واحدهای درگیـر بـا پـروژه اقـدامنموده و سپس با توجه به هر یک از  مسئولیتها چک لیست لازم را تهیه می‌کنیم.

تعداد افراد این تیم با توجه به محدودیت پرسنل برگزار کننـده ممکـن اسـت بـه تعـدادکافی در نظر گرفته نشوند لیکن وظایف و مسئولیتهایی کـه تعریـف مـی گـردد الزامـاً توسـطهمین افراد انتخاب شده انجام خواهد شد. افراد این گروه متشکل از مسـئول مـالی – مسـئولفنی – مسئول بازاریابی – مسئول روابـط عمـومی و تبلیغـات – مسـئول تـدارکات – مسـئولاجرایی پروژه و مدیر پروژه می‌باشد.

امروزه شرکتهای معدودی هستند که امکان تشکیل تیم اجرایی متشکل از همه عوامل را داشته باشند و در شرکتهایی که از تعداد پرسـنل محـدودی برخوردارنـد، برخـی از وظـایف ومسئولیتها و بعضاً بسیاری از آنها توسط شرکتهای فعال در زمینـه موضـوع انجـام مـی پـذیردولیکن برگزارکننده و مجری نمایشگاه باید بتواند بر کلیه امور نظـارت کامـل و دقیـق داشـتهباشد.

در اینجا چک لیست اقدامات لازم در این مرحله به صورت نمونه ارایه گردیده است که با توجه به ملی  و بین المللی بودن نمایشگاه و موضوع نمایشگاه می‌توان آن را تغییر داد.

 

 

تعیین مکان برگزاری نمایشگاه با ویژگیهای لازم و انعقاد قرارداد اجاره :

    1.        معبرهای ورودی و راههای دسترسی مناسـب و عـدم وجـود معضـل ترافیکـی دراطراف محل برگزاری.
    2.        وجود سیستمهای حمل ونقل عمومی مناسب و در صورت لزوم امکـان تجهیـز آندر ایام برگزاری نمایشگاه.
    3.        امکان پارک مناسب خودروهای سبک و سنگین غرفه داران و بازدیدکنندگان.
    4.        امکانات لازم جهت تبلیغات در اطراف نمایشگاه.
    5.        امکان دسترسی آسان مشارکت کنندگان و بازدیدکنندگان به امکانات اقامتی.
    6.         تمایل و همکاری مقامات محلی با برگزاری نمایشگاه.
    7.        سالنهای مناسب جهت برگزاری همـایش و سـخنرانی در محوطـه نمایشـگاه و یـانزدیک به نمایشگاه.
    8.        داشتن فضـایی اداری در محوطـه یـا داخـل سـالن جهـت اسـتقرار تـیم اجرایـیبرگزارکننده نمایشگاه.
    9.        وجود تاسیسات، خدمات جانبی و امکانات رفاهی در سطح نمایشگاه.
      1.                 تابلوهای راهنما.
      2.                 امکانات لازم جهت تبلیغات در محوطه.
      3.                 واحدهای توزیع کننده مواد خوراکی.
      4.                 تاکسی سرویس.
      5.                 امکانات حمل و نقل کالا در محوطه نمایشگاه.
      6.                 انبار.
      7.                 ترجیحا داشتن منطقه گمرکی.
      8.                 تجهیزات لازم جهت جابجای کالاهای سنگین.
      9.                 تجهیزات لازم جهت بهره برداری از اینترنت.
      10.            وجود تجهیزات مخابراتی.
      11.            امکانات صوتی در محوطه نمایشگاه.
      12.            وجود امکانات و تجهیزات بهداشتی و درمانی (اورژانس).
      13.            سرویسهای بهداشتی به تعدادکافی.
    10.    وجود سالن به متراژ لازم با مشخصات:
      1.            دارای ابعاد مناسب طول و عرض و ارتفاع
      2.            ورودی و خروجی‌های مناسب از لحاظ تعداد ، طول و عرض و ارتفاع.
      3.            تجهیزات و یا امکانات لازم جهت حمل افراد و کالاها به طبقات فوقانی                        در صورت یک یا چند طبقه بودن سالن.
      4.            تجهیزات اطفا حریق.
      5.            نور عمومی کافی و مناسب در سالن.
      6.             وجود تابلو برقهای کافی و مناسب در سالن.
      7.            رنگی بودن شیشه‌ها در صورت استفاده از پنجره‌های بلند در ساخت                       سالن.
      8.            عدم وجود ستونهای نامتجانس و ناموزون در سالن.
      9.            بهره مندی از سیستم تهویه مناسب.
      10.        بهره مندی از سیستم صوت مناسب.

 

 

  1.                پیش بینی درآمدهای نمایشگاه شامل :
    1.        فروش غرفه در فضای سرپوشیده و باز.
    2.        واگذاری کیوسکهای خدماتی عرضه مواد خوراکی.
    3.        واگذاری امتیاز چاپ کتاب و تبلیغات.
    4.        واگذاری امتیاز           دیگر خدمات مورد نیاز نمایشگاه.
    5.        جذب اسپانسر.
    6.         فروش بلیط در صورتی که جزء سیاستهای برگزارکننده باشد.

 

  1.                پیش بینی هزینه‌های برگزاری نمایشگاه شامل هزینه های:
    1.        اجاره محل برگزاری با تمامی امکانات لازم.
    2.        طراحی و غرفه سازی با کلیه امکانات و تجهیزات اضافی.
    3.        بیمه نمایشگاه با پوششهای لازم.
    4.        پیمانکاران مورد نیاز در نمایشگاه از قبیل نظافـت محوطـه و سـالن – حفاظـت ازمحوطه و سالن در طول ساعات برگزاری و ساعات تعطیلی کار نمایشگاه و . . .
    5.        چاپ پوستر – بروشور – دفترچه راهنما و ثبت نام مشارکت کنندگان.
    6.         چاپ کارت‌های شناسایی، پارکینگ، دعوت، نقشه، بلیط و . . .
    7.        درج آگهی در جراید داخل و خارج از کشور.
    8.        ساخت و پخش تیزرهای تبلیغاتی.
    9.        هدایا و اشانتیون‌های تبلیغاتی.
    10.    اجرای مراسم افتتاحیه و اختتامیه و تهیه گزارش نمایشگاه.
    11.    هزینه‌های ناشی از اعمال تخفیفات پلکانی بر اساس متراژ‌های مختلف.
    12.    هزینــه هــای ناشــی از اعطــای پورســانت بــه دیگــر شــرکتهایی کــه در جلــبمشارکت کننده همکاری می‌کنند.
    13.    هزینه‌های دفتری شامل تلفن، فاکس، پسـت، حقـوق و دسـتمزد پرسـنل دائـم وموقت، اقامت عوامل اجرایی در محل برگزاری نمایشگاه، ایاب و ذهاب، صدور ویزا، لباس فرم، خورد و خوراک، پذیرایی و . . .
    14.    هزینه‌های پیش بینی نشده معادل ۵ % سرجمع هزینه ها.
    15.    کارگزار و گمرک.
    16.    ارسال کالا و برگشت کالا.

 

  1.                تهیه پکیج اطلاعاتی و ثبت نام شامل :
    1.        اطلاعات اولیه در خصوص معرفی برگزارکننده، موضوع و اهداف نمایشگاه.
    2.        شرایط ثبت نام و تشریح گروههایی که می‌توانند در نمایشگاه حضور یابند.
    3.        برنامه زمان بندی ثبت نام و تاریخ‌های مهم.
    4.        هزینه  غرفه‌های سرپوشیده و باز به تفکیـک دارای تجهیـزات      غرفـهسـازی  و فاقـدتجهیزات  غرفه سازی و نحوه پرداخت.
    5.        شرایط و دستورالعمل اخذ هزینه‌های ارزی از نمایندگیهای کمپانیهای خارجی.
    6.         لیست و هزینه تجهیزات و خدمات اضافی.
    7.        نحوه اعطای تخفیفات در غالب فرمهای مجزا به فراخور روشهای متفـاوت طراحـیشده.
    8.        شرایط جذب اسپانسر در غالب فرمهای مجزا به فراخور روشهای متفـاوت طراحـیشده.
    9.        فرم‌های ثبت نام.
    10.    شرایط سر درب نویسی غرفه.
    11.    درج نام و مشخصات و در صورت تمایل درج آگهی در کتاب ویژه نمایشگاه.
    12.    شرایط و تعرفه‌های واگذاری کارت شناسایی و پارکینگ.
    13.    فرم درخواست کارت شناسایی و پارکینگ.
    14.    فرمهای خروج کالا و تسویه حساب.
    15.    فرم درخواست خدمات و تجهیزات اضافی از قبیـل آب، بـرق سـه فـاز، تجهیـزاتمتفاوت با تجهیزات استاندارد غرفه سازی، لیفتراک و . . .
    16.    شرایط و دستورالعمل ساخت غرفه توسط غرفه دار.
    17.     (invoice) و (packing list) فرمهای
    18.    فرم قرارداد  فیمابین غرفه دار و برگزارکننده.

 

  1.                بازاریابی و فروش:
    1.        تهیه بانک اطلاعاتی جامع از بازارهای هدف در داخل و خارج از کشور.
    2.        ملاقات حضوری با مقامات ارشد سندیکاها، اتحادیه ها، انجمن ها، اتاقهای بازرگـانیو تعـاون ، اتاقهـای مشـترک بـین کشـورها، انجمـن هـای دوسـتی بـین کشـورها،شرکتهای هلدینگ، سازمانها و نهادهای دولتـی و. . . بـا همـاهنگی قبلـی جهـتجلب مشارکت آنان.
    3.        مراجعه حضوری و مستقیم به مراکـز عمـده اسـتقرار فعـالان مـرتبط بـا موضـوعنمایشگاه.
    4.        برگزاری رایگان سمینار و همایش آشنایی با اهداف نمایشگاه با ارسال دعـوت نامـهمستقیم برای مدعوین.
    5.        ارسال دعوتنامه در حجم وسیع از طریق فاکس و ایمیل.
    6.         اعمال تخفیفات پلکانی بر اساس متراژ‌های مختلف.
    7.        جذب شرکتهای همکار جهت عملیات بازاریـابی بـا در نظـر گـرفتن پورسـانتهایمتعارف در داخل و خارج از کشور.
    8.        ردگیری و تعقیب مستمر اقدامات انجام شده.

 

  1.                تبلیغات و روابط عمومی:
    1.         اطلاع ر سانی و فراخوان از طریق جراید تخصصی، محلـی و برخـی جرایـد عمـومیپرتیراژ داخلی.
    2.         اطلاع رسانی و فراخوان از طریق جرایـد تخصصـی، محلـی پرتیـراژ در کشـورهایهدف جهت جلب مشارکت کننده و بازدید کننده.
    3.         پخش آگهی‌های رادیو تلویزیونی به صورت سراسری و محلی.
    4.         نصب تابلو، بنر و بیلبرد در نقاط موثر.
    5.         فراخوان از طریق پایگاه اینترنتی شرکت.
    6.         هماهنگی‌های لازم جهت ورود غرفه داران و بازدید کنندگان خارجی.

 

  1.                انتخاب و انعقاد قرارداد با تیمهای پشتیبان و خرید خدمات مورد نیاز.
    1.        پیمانکار طراحی و ساخت.
    2.        عرضه کنندگان مواد خوراکی.
    3.        نظافت محوطه و سالن و تخلیه زباله.
    4.        حفاظت و امنیت محوطه و سالن.
    5.        سرویسهای  آمد و شد در سطح محوطه نمایشگاه.
    6.         راهنمایان.
    1.    بیمه گذار.
    2.        رزرو محل اقامت تیم اجرایی.
    3.        تهیه لباس فرم افراد.
    4.    هماهنگی با    واحدهای آتش نشان.
    5.    پیمانکار یا پیمانکاران امور چاپی.
    6.    سازنده تیزر‌های تبلیغاتی.
    7.    مجری و عوامل مراسم افتتاحیه و اختتامیه و تهیه گزارش از نمایشگاه.
    8.    پیمانکاران ارائه خدمات جانبی که قبلاً اطلاعات آن از طریق فرمهای مربوطه اخذ و طبقه بندی گردیده است.
    9.    حمل کالا به خارج از کشور.
    10.    ترخیص کار کالا در مقصد.
  1.                تحویل و تحول سالن جهت آماده سازی.
  2.                استقرار تیم اجرایی در محل برگزاری نمایشگاه (ستاد نمایشـگاه ) و تعیـین وظـایف هـریک از افراد و نظارت بر فعالیتهای اجرایی روزهای قبل از افتتاح نمایشگاه.
  3.            ارسال دعوت نامه بازدید برای آن گروهی که علی  رغم دریافت پکیج‌های ثبت نام تمـایلیبه مشارکت در نمایشگاه نداشتند.
  4.            غرفه سازی در سالن.
  5.            تحویل غرف به غرفه داران.
  6.            جلسه توجیهی و هماهنگی با غرغه داران.
  7.            ورود کالا به سالن و چیدمان غرف توسط غرفه داران.
  8.            انجام آخرین کنترلها توسط تیم اجرایی.
  9.            دعوت از مدعوین جهت حضور در مراسم افتتاحیه و بازدید از نمایشگاه.
  10.            اجرای مراسم افتتاحیه و آغاز نمایشگاه.

 

  •   – در ایام برگزاری نمایشگاه :  

پس از افتتاح و آغاز بکار نمایشگاه کلیه عوامل اجرایی حاضر در محل برگزاری نمایشگاه بر اساس چک لیستی که مطابق شرح وظایف هر یک تـدوین شـده اسـت ضـمن انجـام امـورمحوله می‌بایست ساعتی قبل از باز شدن درب سالن در نمایشگاه حضـور یابنـد و تـا سـاعاتیپس از پایان ساعت کار نمایشگاه که عملیات آماده سازی برای روز بعد اتمام مـی یابـد حضـورداشته باشند و با کمال متانت و ادب و خوشرویی و با انگیزه و اشتیاق و بـا روحیـه ای یکسـاندر طول ساعت کار نمایشگاه به تقاضاها و مشکلات غرفه داران رسیدگی نمایند.

در این ایام از اهم اقداماتی که باید انجام پذیرد :

  1.         نظارت دقیق بر ورود و خروج کالا از سالن و محوطه توسط مدیران سالن و مسـئولینامنیت.
  2.         هماهنگی جهت انجام همایشها و کنفرانسها.
  3.         انعکاس اخبار نمایشگاه با هماهنگی ارباب جراید و رسانه.
  4.         تهیه گزارش تصویری از برگزاری نمایشگاه.
  5.         انجام مصاحبه با غرفه داران و بازدید کنندگان.
  6.         جمعآوری اخبار و اطلاعات مربوط به نتایج مذاکرات تجاری و موفقیتهای         غرفهداران.
  7.         توزیع فرمهـای نظـر سـنجی بـین غرفـه داران و بازدیـد کننـدگان  و حتـی واحـدهایارائه دهنده خدمات در نمایشگاه .
  8.         نظارت بر فعالیت پیمانکاران انتخاب شده جهت ارائه خدمات توسـط عوامـل اجرایـیمستقر در نمایشگاه.
  9.         تهیه گزارش روزانه توسط هر یک از عوامل اجرای در پایان هر روز کار نمایشگاه.
  10.    استقبال از مقامات ارشد محلی و کشوری و همراهی آنـان در هنگـام بازدیـد و تهیـهگزارش تصویری.
  11.    تنظیم لیست کالاهای برگشتی به کشور در صورتی که در نمایشـگاه خـارج از کشـورمشارکت کرده ایم.
  12.    انجام تشریفات قانونی برگشت کالا از کشور محل برگزاری نمایشگاه.
  13.    تحویل کالا به مسئول حمل کالا به کشور.
  14.    اجرای مراسم اختتامیه و پایان کار نمایشگاه.
  15.    هماهنگی‌های لازم جهت خروج کالاهای غرفه داران و تخلیه سالن.

بدیهی است که انجام ماموریتهای فوق در ایام برگزاری نمایشگاه امری واجب و ضـروریاست اما مهمترین اقدامی که باید با جدیت و حساسـیت بـه آن پرداخـت تهیـه گـزارش هـایتصویری از نمایشگاه و انجام نظر سنجی از غرفه داران و بازدید کنندگان است.

برگزاری یک نمایشگاه با سـختیها و مشـقتهای فراوانـی همـراه اسـت. گروهـی از افـرادمتخصص ظرف مدت ماهها تلاش و همکاری شبانه روزی سعی در به ثمر رساندن یک رویـدادمهمی اقتصادی و تخصصی را دارند و برایند تمام این تلاشها در طـی مـدت ۴ تـا ۶ روز عمـربرگزاری نمایشگاه متبلور می‌شود. و تنها سابقه ای که می‌تواند نشان دهنـده تلاشـهای صـورتگرفته باشد گزارشاتی است که از فعالیتهای انجام شده در طی ماهها قبل از افتتاح نمایشگاه و در طی برگزاری نمایشگاه تهیه شده است. بنابراین موکـداً توصـیه مـی گـردد در ایـام قبـل ازبرگزاری نمایشگاه تنظیم (worksheet)‌ها را با جدیت دنبال کنـیم و جهـت تهیـه گـزارش تصویری از نمایشگاه از          گروههای حرفه ای استفاده کنیم.

 

  •     – بعد از برگزاری نمایشگاه  :

پس از پایان کار نمایشگاه و خروج کالاها و تخلیه سالن، تسویه حسابهای پایانی با عوامل محل برگزاری نمایشگاه و پیمانکاران ارائه کننده خدمات جـانبی را انجـام داده و تـیم اجرایـیمحل ستاد نمایشگاه را ترک نموده و اقدامات ضروری پس از برگـزاری نمایشـگاه را در محـلدفتر شرکت برگزارکننده ادامه خواهند داد.

موفقیت یا عدم موفقیت یک نمایشگاه علاوه بـر تبحـر، مهـارت و تخصـص و فعالیتهـای برگزارکننده در اقدامات قبل از برگزاری، در زمـان برگـزاری و بعـد از برگـزاری بـه مهـارت وتخصص غرفه دار نیز بسیار وابسـته اسـت. شـرکتهایی  کـه بعلـت عـدم بکـار گیـری نیروهـایمتخصص در غرفه انتظاراتشان برآورده نشده است بـدون شـک مسـبب ناکـامی هـای خـود رابرگزار کننده می‌دانند. امروزه در دنیا بسیاری از برگزارکنندگان، غرفـه داران خـود را گـزینشمی کنند و یا حتی علاوه بر نکاتی که در جلسه توجیهی قبل از افتتاح نمایشگاه به غرفـه داران گوش زد م ی کنن د، ط ی نشس ت جداگان ه ای آم وزش نح وه اداره ک ردن غرف ه را نی ز ب ه

مشارکت کنندگان می‌آموزند. لذا در هنگام بررسی و ارزیابی نمایشگاه باید این نکته را مد نظـرداشته باشیم که چه میزان در جذب شرکتهای مهم و حرفه ای موفق بوده ایم و تـا چـه میـزاندر جذب بازدیدکنندگان حرفه ای موفق بوده ایم، چرا که علیرغم تمـام تلاشـهای بعمـل آمـدهجهت جلب مشارکت گروه‌های حرفه ای در صـورت عـدم حضـور بازدیـد کننـدگان مشـتاق ومتخصص، حتی غرفه داران مستعد نیز بهره خوبی از حضورشان در نمایشگاه نخواهند برد.

به منظور ارزیابی بهتر و منسفانه‌تر نمایشگاه بهتر است از شخص یا گروه ثالث بی طرفـی  هم درخواست کنیم تا نمایشگاه را با شیوه‌های خود مـورد ارزیـابی قـرار دهـد. نتـایج مثبـتاینگونه ارزیابی‌ها نه تنها موجب کسب اعتبار و ایجاد سوابق ارزشمند و مزیتی رقابتی در بـینسایر مجریان برای برگزارکننـده مـی گـردد بلکـه در هنگـام جـذب مشـارکت کننـده و جلـببازدیدکننده و جلب همکاری بسیاری از گـروه هـای کـه قـبلاً از آنهـا نـام بـرده شـده و اخـذمجوزهای لازم در برگزاری نمایشگاه‌های بعدی بسیار کاربرد خواهد داشت.

در این مرحله مهمترین وظیفه برگزارکننده ارزیابی و بررسی نتـایج حاصـله از برگـزارینمایشگاه است. در این مرحله است که نتایج زحمات اقدامات تیم اجرای در قالـب گزارشـها وآمار، قابلیت بهره بـرداری و نتیجـه گیـری جهـت اسـتفاده در رویـدادهای بعـدی و موافقـان ومخالفان برگزاری نمایشگاه به خود می‌گیرد.

اهم اقداماتی که انجام آن در این مقطع ضروری است شامل :

  1.       جمع آوری، طبقه بندی، بررسی و تلخیص نتایج نظـر سـنجی هـای بعمـل آمـده ازغرفه داران.
  2.       جمع آوری، طبقه بندی، بررسی و تلخیص نتایج نظـر سـنجی هـای بعمـل آمـده ازبازدید کنندگان.
  3.       جمع آوری، طبقه بندی، بررسی و تلخیص نتایج نظـر سـنجی هـای بعمـل آمـده ازگروه‌های خدماتی.
  4.       بررسی گزارشهای روزانه تیم اجرایی نمایشگاه.
  5.       اخذ نظر سنجی از تیم اجرایی نمایشگاه.
  6.       بازبینی گزارشهای تصویری تهیه شده و ثبت نکات مهم آن.
  7.       بازبینی گزارش مراسم افتتاحیه و اختتامیه و بازدیدها و ثبت نکات مهم آن.
  8.       استخراج نکات مثبت و منفی نمایشگاه از نتایج           نظرسنجیهای به عمل آمده.
  9.       ارسال نتایج ارزیابی‌های برای کلیه سازمانها، سـندیکاها،  اتحادیـههـا، انجمـن هـا،اتاق‌های بازرگانی و تعـاون و دیگـر واحـدهایی کـه در برگـزاری ایـن نمایشـگاه همکاری و مشارکت داشته اند.
  10. ارسال نتایج ارزیابی‌ها برای مشارکت کنندگان.
  11. ارسال نتایج ارزیابی‌ها برای مقامـات محلـی و کشـوری کـه از نمایشـگاه بازدیـدداشته اند.

در پایان ضمن آرزوی توفیق برای تمامی فعالان صنعت نمایشگاهی توصیه مـی شـوددر جه ت کســب دانــش و مهــارت و تجربیــات بیشــتر و دســت یــابی بــه آخــرین تکنولوژی‌های این صنعت در جهان و انتقال آن به دیگران از هیچ کوششـی فرو گـذارنباشند.

 

 

 

majid ۷ مهر ۱۳۹۸ ۰ دیدگاه
دیدگاه خود را بیان کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.